Deel 2: Nog 5 belangrijke aanbevelingen (uit ons boek “Authentieke leiders, ECHTE leiders”)
Deel 2:
1: Ik zeg wel eens ”bestuurders zijn net mensen” en illustreer dit met een onderzoek dat is gedaan door Frank Brummelhuis (Verbinding door leiderschap, 2009). Hierbij werden een groot aantal bestuurders van woningbouwcoöperaties bevraagd over hun eigen oordeel over de volgende zaken: visies verwoorden, empowerment, activeren, ontwerpen en beheren, belonen en feedback geven, teambuilding, externe oriëntatie, vasthoudendheid, emotionele intelligentie, uitgebalanceerd leven en stressbestendigheid. Ze scoorden allemaal hoog tot uitmuntend. Daarna werden aan de OR en de voorzitter van de Raad van Toezicht gevraagd wat zij er van vonden. U begrijpt het al: op twee items na (vasthoudendheid en stressbestendigheid) was het oordeel ‘voor verbetering vatbaar’…
360 graden feedback kan overigens erg confronterend zijn, vooral omdat betrokkenen nooit eerder uitgebreid op de hoogte zijn gebracht van verbeterpunten. Ik spreek wel eens over SSC, want bijna iedereen (her)kent dat als Shared Service Center, maar ik gebruik de letters dan als Stop, Start en Continue. Stop met niet-acceptabel gedrag, Start met gewenst gedrag en Continueer gedrag waar niemand moeite mee heeft.
2: Terugkoppelen
Tijdens mijn workshops of presentaties over netwerken benoem ik tien aspecten. Eén van die aspecten is: Terugkoppelen. Het gaat dan om het terugkoppelen aan iemand die je bijvoorbeeld een (sales)tip of advies heeft gegeven. Als je die niet op de hoogte brengt en houdt, krijg je nooit meer een tip of advies van betrokken relatie.
3. Wees transparant en informeer, informeer, informeer (John Kotter)
Er zijn veel gevallen bekend, waarbij betrokkenen niet tijdig of niet volledig zijn geïnformeerd, met soms onthutsende gevolgen. Denk maar eens aan de situatie in Japan, waarbij mensen niet op de hoogte zijn gebracht van de koers van een radioactieve wolk met een besmetting tot gevolg.
We staan soms onvoldoende stil bij het feit dat het voortdurend en volledig informeren van groot belang is. Ik herinner me een geval van een organisatie die grote financiële problemen had. Door de medewerk(st)ers niet tijdig te informeren, moesten die het nieuws uit de krant vernemen. Uiterst onprofessioneel, maar weer een mooie case in het kader van de zorgplicht of een rechtszaak met als label Bestuursaansprakelijkheid. Naast een mogelijke claim ben je dan in één klap ook je reputatie kwijt.
3. Zorg voor een goede planning en hou je daar aan
Open deur? Nee, het gaat nog te veel fout. Een goede planning geeft je rust. Wellicht is het een Idee om de zeven eigenschappen van effectief leiderschap - wijsheden en inzichten van Stephen R. Covey - erbij te pakken (ook verkrijgbaar in een handig miniboekje). Mijn collega Frans Beekman had overigens een mooie ezelsbrug. Hij labelde en beoordeelde de prioriteit van zijn activiteiten door zich af te vragen: “Moet ik dit nu doen?” (Hoort het bij mij thuis, doe ik het zelf, kan ik het delegeren, moet het NU?) Wat ook helpt is de 3D methode: Do, Delegate of Dump.
4. Wees op tijd
Een hoofdcommissaris van politie zag op zijn eerste vergadering in zijn nieuwe standplaats dat er bijna niemand op tijd aanwezig was en sprak zijn mensen daar op aan. Het werkt verstorend en je gaat slordig om met de tijd van iemand anders. Ik ben het daar erg mee eens, ook al omdat ik in een periode van drie jaar bij meer dan 25 geplande afspraken met een professional heb moeten constateren, dat betrokkene slechts 1 maal op tijd was. Eigenlijk te gek voor woorden en amateurisme ten top.
5. Afspraak is afspraak, deadline is deadline. Ook over agenda afspraken
Dit lijkt een beetje op ‘management by exception’, maar is wezenlijk wat anders. Bij Sodexo heeft men het over: ”Zeggen wat je doet en doen wat je zegt”. Die houden we er in, zei ik altijd. Je moet op mensen kunnen bouwen en vertrouwen. Als je wat afspreekt moet je je aan de afspraak houden. Natuurlijk kan het gebeuren dat er iets gebeurt waardoor je een afspraak niet kunt nakomen of een deadline niet kunt halen. Wat hierbij van groot belang is, dat je zelf actie neemt en de betrokken mensen direct informeert.
Over agenda afspraken het volgende. Als je een afspraak moet schrappen, maak dan direct een nieuwe. De reden dat ik hier waarde aan hecht is niet alleen het fatsoenlijk met elkaar omgaan - in combinatie met het feit dat het handig is om het zo te doen - maar dat het van grote invloed kan zijn op je relatie met anderen. Dat is eigenlijk het belangrijkste.
Een voorbeeld: Ondergetekende had een afspraak met een relatie, maar werd op de dag van de afspraak afgebeld, omdat hij naar een opdrachtgever moest waar problemen waren. Daar heb ik uiteraard alle begrip voor. Mijn contactpersoon gaf aan dat hij een nieuwe afspraak zou (laten) maken, maar deed dit niet. Ik ga niet uit van onwil en wijt het aan de waan van de dag, maar heb er gewoon een vervelend gevoel aan over gehouden. Het is niet attent en in mijn perceptie word ik niet serieus genomen. Dat kan niet de bedoeling zijn. Dus als je onverhoopt een afspraak “moet” verzetten pak dan direct je agenda erbij en maak à la minute een nieuwe afspraak.
Meer weten over ons boek:
http://www.aaa-tfm.nl/AuthentiekeLeidersEchteLeiders.pdf
Bestellen? https://goo.gl/ksd034